Řízení podnikových procesů

Workflow automatizuje podnikové procesy, během kterých jsou doklady, dokumenty a související informace předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady stanovených pravidel.

Poskytuje především následující informace

• Stav dokumentů
  V každém okamžiku je možno zjistit stav vyřizování jednotlivých dokladů. Každý má aktuální přehled o všech dokladech, které čekají na jeho odsouhlasení.
• Aktivity účastníků
  Kdykoliv je možno dohledat kdo a kdy schválil nebo má schválit specifický dokumnent, stejně tak jako co vše schválil (nebo neschvlil) konkrétní pracovník.
• Analýza proceslů
  Všechny aktivity a pracovní postupy jsou uchovávány v systému. Analýzou uložených informací je možno podnikové procesy postupně optimalizovat.

Příklad

Typickým procesem je schvalování došlé faktury. Může vypadat tak, že nejprve je faktura schválena po formální stránce účetním oddělením a zanesena do systému. Dále je posunuta ke schválení vedoucímu příslušného střediska a proces končí schválením finančním ředitelem.

Průběh schvalování pak bude vypadat takto:

• Účtárna
  Účetní oddělení zkotroluje formální správnost došlé faktury. Pokud je faktura v pořádku zanese sí do systému. V případě samostatné aplikace jako oskenovaný dokument, v případě integrace s Junem navíc jako účetní doklad.
• Vedoucí střediska
  Podle střediska kterého se faktura týká je faktura posunuta k vedoucímu tohoto střediska. Ten jí vidí jako nový doklad ke schválení, může si jí kliknutím zobrazit a prostudovat. Pokud po věcné stránce souhlasí, schválí jí a faktura se posune v procesu dále.
• Finanční ředitel
  Finančnímu řediteli se objeví ke schválení pouze faktury již schválené vedoucím příslušného střediska. Jeho schválením je faktura označena jako schválená a způsobilá k úhradě.

Workflow může být samostatnou aplikací nebo může být integrováno s informačním systémem Juno. Jako samostatná aplikace budou v procesech kolovat především elektronické verze dokladů. V případě integrace s Junem budou tyto doklady kromě toho integrovány s účetními doklady systému.